8 Langkah Teknik Menulis Business Correspondence yang Benar dan Efektif

Teknik dasar menulis Bisnis Koresponden untuk semua pekerja profesional.

Sering saya tercenung membaca postingan teman-teman di social media. Baik itu postingan lowongan pekerjaan, maupun tulisan pendek yang menceritakan dan menerangkan suatu peristiwa termasuk kebebasan berekspresi teman-teman saya. Tulisan yang saya perhatikan khusus postingan yang berhubungan dengan pekerjaan dan terutama yang berbahasa Inggris. Teman-teman pasti sudah tahu bahwa akhir-akhir ini postingan terbanyak adalah Job Vacancies disusul  Promosi Food & Beverage juga Sales & Marketing related.

Wah… banyak grammatical error-nya loh.

Lalu, ada teman satu profesi yang cerita ke-saya. Dia petinggi di Corporate Office International Chain Hotel. Katanya demikian – “Tidak seorang pun staf saya yang dapat dapat menulis memo dan laporan yang to-the-point dan kemudian pekerjaan beres refer to it”.

Lanjutnya – “Tata bahasa dan penggunaan terminologi yang salah mempermalukan semuanya. Ya penulisnya dan sudah pasti termasuk organisasi kami. Ini kan mewakili  image perusahaan. Pimpinan tertinggi dipermalukan karena materi salah tulis dan typo error kok bisa lolos dari approval”

Kemudian dengan nada kesal hampir putus asa katanya – “Kamu bisa gak membantuku?”

Saya tahu keterampilan menulis korespondensi bisnis hanya segelintir Manager dan Sekretaris yang menguasainya di banyak perusahaan. Tetapi saya tidak tahu apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya, sampai mendapat peluang dari teman saya tersebut. Sehingga dapat masuk ngoprek files dan  mendapatkan ide-ide yang pastinya kita cari untuk meningkatkan keterampilan menulis di tempat kerja

Bahasa tulis yang disebut Korespondensi Bisnis ini wajib dipelajari dan dikuasai oleh para profesional. Di dalam operasional pekerjaan ternyata, para manajer lebih banyak mempercayakan kepada karyawan administrasi dan sekretarisnya. Main tanda tangan saja.

Buat saya Korespondensi Bisnis dalam Bahasa Indonesia itu susah. Jadi pendek kata, dengan bahasa dewe saja kesulitan apalagi dengan bahasa asing. Disini minimum adalah bahasa Inggris.

Pas-nya saya adalah seorang bilingual. Bahasa Inggris walau ndak native speaker, masih bisalah menulis copywriting dan melakukan copyediting. Ya! Bahasa tulis saya selalu mendapat nilai bagus sejak di sekolah.

Hasil studi membuktikan bahwa penulisan yang jelas dapat menghemat uang perusahaan. Sayangnya, banyak dari kita langsung cemas dan tidak bisa mikir  ketika diserahi tugas untuk membuat memo atau laporan penting untuk ditulis. Akibatnya, kita membuang-buang waktu yang sangat berharga bingung harus memulai darimana dan bagaimana menuliskan poin-poin yang harus disampaikan.

Satu studi mengungkapkan bahwa sebagian besar manajer membutuhkan waktu rata-rata hampir satu jam untuk menyiapkan satu memo atau satu surat.

Jadi kini saatnya saya memberikan teknik kepada teman-teman yang ingin mampu menulis lebih cepat dan lebih efektif. Berikut beberapa teknik untuk disimak dan dilatih.

1. Skala Sukses. Sebelum menulis, habiskan beberapa menit membaca contoh-contoh jenis koresponden yang berkualitas dan cocok, sesuai dengan konten dan gaya bahasa tulisan yang kita rencanakan. Mari kita pilah-pilah yaitu terdiri dari surat, laporan, artikel, memo. skrip video, dll. Dengan teknk ini kita menghabiskan waktu dengan bijaksana. Catatan: Sebaiknya kita mengumpulkan contoh-contoh tersebut dan menyimpannya di dalam folder khusus di komputer.
2. Jangan menunggu inspirasi untuk menulis. Ini pekerjaan yang harus tepat waktu dan akurat. Semua penulis profesional lebih sering alur tulisannya berkembang ketika sedang menulis. Maka tulis saja dulu apa seadanya ide menjadi draft. Fleksibel terhadap yang kita tulis itu adalah baik dan penting.
3. Mempersiapkan diri untuk menulis dengan waktu jeda  yang minimum. Tulis saja terus sebanyak-banyaknya, bahkan ketika kita menyadari ada yang salah eja atau gagal menghasilkan frasa yang tepat. Peringatan: Tulisan draft pertama kita tidak terukir di atas batu. Kita dapat selalu meng-edit-seperlunya sepuasnya.
4. Langsung ke inti pesan. Harap diingat, pembaca tulisan kiriman kita adalah orang-orang sibuk dan ingin langsung tahu isi pesannya dari sekali membaca. Jadi janganlah kita menulis surat, memo, dan laporan seperti cerita misteri. Kita harus praktis dan melaksanakan pendekatan yang to-the-point, janganlah membuat kinerja kita tidak menarik.
5. Jangan menulis tentang apa pun yang tidak kita mengerti sendiri. Mari kita meluangkan waktu mempelajari dan memahami sampai jelas materi yang akan kita tuliskan.
6. Hindari menggunakan kata keterangan yang tidak perlu ketika seseorang mengerjakan sesuatu. Contoh: naik, bukan naik ke atas; turun bukan turun ke bawah. Kecuali memang ada kata keterangan yang memang memerlukan kata tambahan tersebut.
7. Coba tip berikut ini untuk memo. Untuk latihan, mari kita berpura-pura bahwa memo kita berikutnya adalah materi Google Ads yang berbayar. Peluangnya adalah kita dikenakan kuota maksimum untuk total kata yang bisa dicantumkan dan iklannya harus tepat guna untuk google audience target market kita. Maka, akan semakin efektif memo kita hasil dari berlatih merangkai kata Google Ads.
8. Sadarilah bahwa kita dapat membantu menghemat uang perusahaan setiap tahun dari efisiensi waktu menulis yang profesional. Tidak ada lagi waktu yang dibuang-buang dengan alasan menunggu inspirasi. Cara: Kita sudah seharusnya mulai sekarang tidak mengembalikan dokumen kepada karyawan dengan kata-kata, “Coba tulis ulang”. Melainkan kita harus memberikan arahan yang benar mengapa dokumen harus ditulis ulang dengan menambahkan beberapa masukan koreksi. Hasil: Karyawan / Staf Administrasi  langsung paham terhadap semua yang harus dicantumkan di dokumen tanpa mengira-ngira lagi apa maunya pak boss. Sekali lagi menghemat waktu kan?!

Jadi teman-teman, demikianlah kira-kira pakem dan teknik menulis Bisnis Koresponden. Saya pikir berlaku juga untuk semua bahasa.

Tulisan akan saya lanjutkan dengan membahas Konten Marketing di periode mendatang.

Tetapi sebelumnya bagi teman-teman yang masih perlu untuk mendalami Bisnis Koresponden, baik Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris. Silakan menghubungi saya. Pastinya saya mempunyai tim kerja dan bisa berbagi tugas. Perihal biaya,  we keep it flexible, persis seperti tulisan draft yang tidak terukir di atas batu tadi.

Bali, 2 February 2020

Jeffrey Wibisono V. @namakubrandku

Hospitality Consultant Indonesia in Bali –  Telu Learning Consulting – Commercial Writer – Copywriter – Jasa Konsultan Hotel